Ironično, upravljanje vremenom je problem koji pogađa sve, ali se nitko nema vremena baviti njime. Ipak, vrijedi posvetiti malo pažnje analizi kako trošimo svoje vrijeme i je li se moguće bolje organizirati. Upravljanje vremenom na poslu kako bi bilo učinkovitije moguće je, ali se tim problemom mora aktivno pozabaviti.
Nema sumnje da vrijeme prolazi. I što više vremena prođe, a da se bolje ne organiziramo, to više gubimo, a s time i energije i mogućnosti. Zato je bitno analizirati svoj radni dan kako bismo shvatili jesu li potrebne promjene .
21 savjet kako upravljati vremenom na poslu i biti učinkovitiji
Upravljanje vremenom složeno je pitanje koje seže od povećanja produktivnosti do ravnotežu između posla i obiteljskog života . Cilj je izbjeći izgaranje, stvoriti dobre navike i postaviti dugoročne ciljeve. Planiranje i određivanje prioriteta tajna je ponovnog stjecanja kontrole nad našim vremenom i životom bez obzira na naše zanimanje. . Jory MacKay nudi 21 strategiju za bolje upravljanje vremenom.
Razumijevanje gdje naše vrijeme završava
Upravljanje vremenom ne znači uhvatiti se u tjeskobu ili strah od njegovog gubitka. Radije se radi o razumijevanju prednosti mudrije upotrebe kako objašnjava MacKay. Iz ovoga proizlazi prva skupina strategija i savjeta:
1. Shvatite da je upravljanje vremenom važno pitanje. Kao što smo rekli, ne radi se o strahu od gubljenja vremena, već o razumijevanju prednosti ispravnog upravljanja.
2. Budite realni: koliko posla zapravo možete obaviti u jednom danu? O vremenu možemo razmišljati jednostavno kao o resursu koji nam treba u većim količinama, ali imati više vremena ne znači nužno biti produktivniji. Najbolji način za administriranje je planiranje na čemu ćete raditi i kada.
3. Saznajte gdje dolazi do curenja vremena. Što bolje razumijete tijek radnog dana, to će vaši napori više utjecati na cjelokupno upravljanje.
4. Postavite dnevne ciljeve i usvojite sustave praćenja koji vam pomažu razumjeti kako koristite svoje vrijeme. Nakon što imate opću viziju, možete početi mijenjati svoj dan.
5. Stvorite motivirajuću jutarnju rutinu. Dobra rutina prilikom buđenja priprema nas za produktivan radni dan: to je pozitivan poticaj koji nas prati do večeri.
6. Odreknite se multitaskinga . Istraživanja to potvrđuju: nemoguće je ljudskom biću koncentrirati se na više zadataka odjednom. Ako primijetite da gubite koncentraciju, stanite i zapišite svoje misli prije nego što se vratite na glavni zadatak.
Dajte prioritet najvažnijem dijelu posla i delegirajte ostatak
Kad shvatimo kamo odlazi naše vrijeme, trebamo odlučiti čemu ćemo ga posvetiti (a čemu ne). Iz tog razloga MacKay nam savjetuje da:
7. Prepoznajte hitan posao. Razumijevanje onoga što zahtijeva trenutnu pozornost i što nije važno ili hitno pomaže nam da postavimo promišljen kalendar.
8. Nakon što odredite svoje prioritete, budite kategorični . Odaberite svoje glavne ciljeve i usredotočite se na njih.
9. Koristite pravilo 30X za delegiranje nekih zadataka . To je pravilo Roryja Vadena: potrošite 30 puta više vremena potrebnog za dovršetak zadatka kako biste nekoga naučili da to učini. Odvajanje vremena za podučavanje druge osobe i potom delegiranje uštedjet će nam 1100 minuta godišnje . Ili kako Vaden kaže, 733% povećanje ROTI (Return on Time Invested).
10. Dohvatite riječ ne iz svog vokabulara . Prema članku koji je objavilo Sveučilište u Chicagu, natpis Ne radim to umjesto Ne mogu to učiniti omogućuje nam da se puno lakše oslobodimo neželjenih obveza.
Uspostavite funkcionalan dnevni raspored
Nakon što su prvi gotovi
11. Postavite rasporede, a ne rokove . Mackay ovdje posuđuje savjet od James Clear . Umjesto da jurite za rokom (a zatim se osjećate frustrirano ako na kraju ne uspijete ostati na vrijeme), postavite smislen cilj i definirajte plan.
12. Planirajte na temelju vremena, a ne aktivnosti . Podijelite izazovne zadatke u sesije mjerljivog trajanja. Organiziranjem dana u dijelove vremena umjesto na zadatke možemo početi upravljati svojim rasporedom na temelju poznatog datuma (ili obveze).
Kalendar je nešto konačno. Dan sadrži samo određeni broj sati. Ta činjenica postaje jasna onog trenutka kada pokušamo smjestiti nerealan broj stvari u ograničeni prostor.
-Peter Bregman-
13. Planirajte stanke i odmore. Trebamo vremena za odmor i moramo prihvatiti da će biti prekida. Ne uzeti u obzir to znači raditi kaotično. Neočekivani događaji postoje i tijelo nas upozorava kada je vrijeme za odmor. Ako ne ostavimo marginu, mogli bismo iznenada vidjeti da nam se planovi ruše.
14. Odvojite vrijeme proizvođača od vremena upravitelja . Lako je ispuniti vrijeme rutinskim zadacima i ne ostaviti dovoljno prostora za smislen rad. Jedna stvar je učiniti drugi je upravljati .
15. Podijeljene aktivnosti tijekom tjedna. Grupirajte slične aktivnosti zajedno i iskoristite zamah koji dolazi nakon započinjanja posla. Primijenite Newtonov prvi zakon gibanja na produktivnost: pokretni objekt nastavlja svoje kretanje.
Iskoristite prostor za upravljanje vremenom na poslu na motivirajući način
Kalendar i raspored nisu jedini alati za upravljanje vremenom koje imamo. Mackay predlaže neke strategije za korištenje u uredu koje mogu utjecati na način na koji radimo.
16. Isprobajte metodu kokice za otključavanje vremena. Mijenjanje radnog mjesta tijekom dana može biti dobar način za održavanje motivacije i produktivnosti. Ovo je tehnika koju je predložio Joel Runyon i radi ovako:
- Zapišite sve svoje radne obveze za taj dan na komad papira.
- Podijelite ovaj popis na tri jednaka dijela ili grupe (vidi točku 15).
- Odaberite tri različite stanice za svaku radnu seriju.
17. Radite prateći energetski ritam svog tijela. Organizirajte svoj posao na najfunkcionalniji način za vas. Ne razmišljajte samo o upravljanju vremenom, već io tome energije .
Zaštitite svoje vrijeme
Nikada neće nedostajati situacija koje će vam pokušati zaokupiti vrijeme. Vrijeme se mora zaštititi kako bi se izbjeglo njegovo neispravno korištenje. Mackay nudi sljedeće savjete.
18. Iskoristite stratešku lijenost da radite na pravim stvarima . Koncept strateške lijenosti uključuje davanje prioriteta važnim poslovima i zadacima i dopuštanje malo lijenosti za one koji su manje važni.
Ništa nije manje produktivno od učinkovitog obavljanja onoga što se nikako ne bi trebalo raditi.
-Peter Drucker-
19. Automatski branite svoje vrijeme o kojem se ne možete pregovarati. Važno je osigurati da se posao koji zahtijeva koncentraciju odvija bez problema i smetnji. U tu je svrhu bitno izbjegavati ometanja. Postoje alati koji vam omogućuju da automatski komunicirate s drugima kada ste nedostupni. Alternativno, pronađite način da poručite da ste usredotočeni i da ne želite da vas ometaju.
20. Koristite metodu Ivy Lee da dobro završite dan. Ivy Lee preporučuje jednostavnu dnevnu rutinu od pet koraka za maksimalnu produktivnost.
- Na kraju svakog radnog dana zapišite šest najvažnijih stvari kojima se morate pozabaviti sljedeći dan. Nemojte pisati više od šest zadataka.
- Rasporedite ovih šest stavki po važnosti.
- Sljedeći dan se usredotočite na svoj prvi posao. Dovršite ovo prije nego prijeđete na drugo.
- Nastavite s ostatkom popisa na isti način. Na kraju dana premjestite nedovršene zadatke na popis za sljedeći dan.
- Ovaj postupak ponavljajte svaki radni dan.
21. Ne zaboravite na dobrobiti slobodnog vremena. Upravljanje vremenom nije samo rad. Da bismo pronašli ravnotežu u svom poslovnom životu koja nas održava zdravim i sretnim, moramo zapamtiti vrijeme posvećeno odmoru, slobodnom vremenu i socijalizacija .
Bolje upravljati vremenom na poslu: mogući izazov
Upravljanje vremenom na poslu i povećanje produktivnosti izazov je koji je svakome dostupan . Međutim, trebamo zastati i razmisliti o tome što radimo, kako to radimo i što zapravo želimo postići. Činiti ne znači nužno raditi ili dovršavati.
Stoga posvetite potrebno vrijeme proučavanju svoje rutine i prerasporedite svoje aktivnosti. Uz ove naznake lakše ćete organizirati svoj radni dan ili dan učenja i postići bolje rezultate.
